วางระบบบัญชีขายสดบัญชีขายเชื่อค่ะ

รายละเอียด

ต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีขายสดและบัญชีขายเชื่อค่ะ

โดย : รัตนา อีเมลล์ : rattana.dang@hotmail.com เมื่อ : 22 เมษายน 2553   [Edit] [Delete] [Home]

ความคิดเห็นที่ 1

ระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้

การขายสินค้ามีทั้งการขายสดและขายเชื่อ ซึ่งหากกิจการมีการขายเชื่อจะมีบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งถ้าหากระบบการขายไม่มีประสิทธิภาพ จะทำให้กิจการมีลูกหนี้จำนวนมากและไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ จนกลายเป็นหนี้สูญทางการบัญชี และในกรณีที่มีการรับชำระเงินหรือมีการขายสดจะมีตัวเงินที่จะได้รับซึ่งทำให้เกิดการทุจริตได้ง่าย ดังนั้นไม่ว่ากิจการจะทำการขายสดหรือขายเชื่อจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่ต้องมีการวางระบบการควบคุมภายในที่รัดกุม

วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีสำหรับการขายและการควบคุมลูกหนี้
1. การขายสดและขายเชื่อ ได้มีการบันทึกได้บันทึกอย่างถูกต้องและทันเวลา
2. การเบิกจ่ายสินค้าออกจากคลังสินค้า ได้รับการอนุมัติถูกต้อง
3. เงินที่ได้รับคืนเป็นไปตามระเบียบที่วางไว้ และบันทึกบัญชีถูกต้อง
4. สินค้าที่ได้รับคือเป็นไปตามระเบียบที่วางไว้ และบันทึกบัญชีถูกต้อง
5. มีการแบ่งแยกหน้าที่เกี่ยวกับการขายและการรับเงินออกจากกัน โดยให้มีการตรวจสอบซึ่งกันและกัน
6. มีระบบการควบคุมการขายเชื่อ และลูกหนี้การค้าอย่างเพียงพอ

ประเภทของการขาย
การขายสินค้าหรือบริการ สามารถจัดแบ่งตามลักษณะของการขายได้เป็น 3 ประเภท คือ
1. การขายสด
2. การขายเชื่อ
3. การขายผ่อนชำระ

นอกจากนี้อาจแยกตามลักษณะของกิจการที่จำหน่าย ได้ เป็น 2 ประเภท คือ
1. การขายปลีก ลักษณะของการขายปลีกจะเป็นการขายสินค้าเฉพาะอย่าง เช่น ร้านขายเสื้อผ้า ห้างสรรพสินค้า ส่วนใหญ่จะเป็นการขายด้วยเงินสดและใช้เครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register)
ระบบการขายของธุรกิจขายปลีก ควรจะใช้เครื่องบันทึกเงินสดถ้ามีการขายในปริมาณมากในแต่ละวัน กำหนดแผนกการเงินทำหน้าที่รับเงินโดยเฉพาะและแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างพนักงานที่บันทึกการขายและเก็บเงินควรเป็นคนละคนกัน จัดทำบิลขายทุกครั้งที่มีการขาย และนำบิลขายไปรับสินค้าจากแผนกบรรจุหีบห่อและควรมีการตรวจสอบสินค้ากับบิลขายอีกครั้งเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ซื้อและผู้ขายร่วมมือกันในการขายสินค้าเกินกว่าราคาที่กำหนด และเมื่อสิ้นวันจะนำยอดรวมของบิลขายทั้งหมดเปรียบเทียบกับจำนวนเงินที่ได้รับชำระในวันหนึ่ง ๆ
2. การขายส่ง
ระบบการขายส่ง กิจการควรมีระเบียบการกำหนดการให้ส่วนลดและการชำระหนี้ที่ชัดเจน และควรมีแผนกที่ติดตามการรับชำระหนี้ และตรวจสอบประวัติของลูกค้าเพื่อป้องกันการขายที่ไม่ได้รับชำระหนี้ในภายหลัง

วิธีการปฏิบัติในระบบการขายสด
การขายเงินสดมีวิธีการปฏิบัติ ดังต่อไปนี้
- เมื่อผู้ซื้อตกลงซื้อสินค้า ผู้ขายจะจัดทำบิลขาย ขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับให้ลูกค้าเพื่อนำไปชำระเงิน
ฉบับที่ 2 สำเนาพนักงานขายส่งให้แผนกบรรจุหีบห่อพร้อมสินค้า
ฉบับที่ 3 สำเนาพนักงานขายเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อจัดทำรายงานขาย
- เมื่อลูกค้านำเงินมาชำระ พนักงานรับเงินจะออกใบเสร็จรับเงินตามจำนวนที่ได้รับชำระและลูกค้านำไปยื่นที่แผนบรรจุหีบห่อเพื่อรับสินค้า
- แผนกบรรจุหีบห่อตรวจสอบสินค้ากับบิลขายเมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันจึงบรรจุหีบห่อและเมื่อผู้ซื้อนำใบเสร็จรับเงินมารับสินค้าตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งจึงมอบสินค้าให้ลูกค้า และเก็บบิลขายส่งให้แผนกบัญชี
- เมื่อสินวัน พนักงานขายแต่ละคนจะสรุปรายงานขายประจำวัน ส่งให้หัวหน้าแผนกขายเพื่อสรุปยอดขายประจำวัน
- สิ้นวันพนักงานขายจัดทำรายงานสินค้า คงเหลือ
- ผู้ตรวจสอบค่าขาย จะเปรียบเทียบเงินสดรับจากค่าขายในรายงานเงินสดประจำวันกับยอดรวมของรายงานขาย ตรวจสอบบิลขายมีการให้เลขที่เรียงลำดับขึ้นล่วงหน้าและได้ลงบัญชีครบทุกฉบับ

วิธีปฏิบัติระบบการขายโดยรับชำระด้วยบัตรเครดิต
ปัจจุบันการขายสินค้าโดยใช้บัตรเครดิตเป็นเป็นที่นิยมแพร่หลาย ดังนั้นจึงเป็นที่นิยมของร้านค้าทั่วไปแม้ว่าจะต้องเสียส่วนลดให้ธนาคาร แต่ทางร้านจะสามารถขายสินค้าได้มากขึ้นวิธีการขายเชื่อมีรูปแบบคล้ายกับการขายสด ซึ่งมีความแตกต่างกัน ดังต่อไปนี้
1. พนักงานขายออกบิลขาย 3 ฉบับ และลูกค้าแสดงบัตรเครดิต (Credit Card)
2. พนักงานรับเงินตรวจสอบบัตรเครดิต วงเงินการใช้บัตร บัตรถูกยกเลิกหรือไม่หากเห็นว่าบัตรถูกต้อง จึงให้ลูกค้าเซ็นชื่อพร้อมทั้งตรวจสอบลายเซ็นให้ถูกต้องตรงกัน
3. หลังจากนั้นส่งบิลให้ลูกค้าไปรับสินค้า สิ้นวันพนักงานรับเงินจัดทำรายงานรับเงินค่าขายประจำวันโดยแยกรายการค่าขายเงินสดและค่าขายเชื่อ
4. นำส่งหัวหน้าแผนกรับเงิน แผนกรับเงินตรวจสอบม้วนเทปในเครื่องบันทึกเงินสด ส่วนบิลขายเชื่อส่งแผนกออกบิลเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

วิธีปฏิบัติระบบการขายผ่อนส่ง
ระบบการขายผ่อนส่งเหมาะกับสินค้าที่มีราคาแพง เพื่อจูงใจให้ลูกค้าซื้อสินค้า ซึ่งมีวิธีการปฏิบัติที่ไม่แตกต่างจากการขายเชื่อเพียงแต่บัญชีลูกหนี้รายตัวจะต้องออกแบบบัญชีลูกหนี้ผ่อนชำระที่ทำให้ทราบทันทีว่าลูกหนี้มีหนี้ค้างชำระอีกจำนวนกี่งวด เป็นเงินเท่าใด

วิธีการปฏิบัติระบบการขายเชื่อ
ระบบการขายเชื่อมีแผนกที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
1. แผนกขาย
2. แผนกสินเชื่อ
3. แผนกคลังสินค้า
4. แผนกจัดส่งสินค้า
5. แผนกออกบิล

แผนกขาย
- การสั่งซื้อทางโทรศัพท์ ใช้แบบฟอร์มที่กำหนดจดรายละเอียดรายการสินค้าที่ลูกค้าสั่งซื้อและส่งให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ
- ขายผ่านพนักงานขาย ให้ใช้แบบฟอร์มการสั่งซื้อสินค้าตามรูปแบบที่กำหนด กรอกรายละเอียดสินค้าและให้ลูกค้าเซ็นชื่อ และเก็บต้นฉบับไว้เป็นหลักฐาน ส่วนสำเนาให้ลูกค้าเก็บไว้
- การสั่งซื้อทางไปรษณีย์ เมื่อแผนกขายได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าจะสอบถามไปยังแผนกสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่ามีสินค้าเพียงพอที่จะขาย จึงส่งใบสั่งซื้อของลูกค้าให้แผนกสินเชื่ออนุมัติ หลังจากนั้นจัดทำใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของดังนี้
ฉบับที่ 1 และ 2 ส่งให้แผนกออกบิล
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกออกบิล
ฉบับที่ 4-6 ส่งให้แผนกคลังสินค้า

แผนกสินเชื่อ
- เมื่อได้รับสำเนาใบสั่งซื้อจากแผนกขาย จะนำมาตรวจสอบกับแฟ้มประวัติประวัติลูกค้าแต่ละรายถ้าเป็นลูกค้าใหม่ แผนกสินค้าเชื่อจะติดต่อขอเอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้าตามข้อกำหนดของบริษัทนั้น ๆ เช่น หนังสือบริคนห์สนธิ งบดุล งบกำไรขาดทุน เป็นต้น
- เมื่อตรวจสอบแล้วเห็นว่าลูกค้ามีฐานะการเงินที่สามารถชำระหนี้ได้ ก็จัดส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติสินเชื่อ
- ใบสั่งซื้อที่ผ่านการอนุมัติส่งกลับให้แผนกขาย และบันทึกข้อความในแฟ้มลูกหนี้รายนั้นทันที

แผนกคลังสินค้า
- เมื่อได้รับ Invoice ฉบับที่ 4-6 ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จึงจัดสินค้าตามรายการและลงนามในใบกำกับสินค้าทั้ง 3 ฉบับ
- หลังจากลงนามฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อลงบัญชีคุมสินค้า
- ฉบับที่ 5 เป็นหลักฐานลงบัตรสินค้าที่แผนก
- ฉบับที่ 6 ส่งไปแผนกจัดส่งสินค้าพร้อมทั้งสินค้า

แผนกจัดส่งสินค้า
- เมื่อได้รับสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้าฉบับที่ 6 จะตรวจนับสินค้าพร้อมทั้งเปรียบเทียบกับใบกับสินค้าฉบับที่ 3 ที่ได้รับจากแผนกขาย เมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันจะเซ็นชื่อในใบกำกับสินค้าทั้งสองฉบับ และบรรจุสินค้าให้เรียบร้อย
- ใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3 และ 6 ส่งให้แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3,6 คืนมาพร้อมใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 จะนำไปพร้อมกับสินค้าให้ลูกค้าเซ็นรับของ และมอบฉบับที่ 6 ให้ลูกค้า
ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกการเงินเป็นหลักฐานการเก็บเงินจากลูกหนี้
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อลงสมุดรายวันขายในบัญชีลูกหนี้รายตัว
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกขายเพื่อเป็นหลักฐานการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าแนบกับใบสั่งซื้อ
แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 จะตรวจสอบราคาสินค้า เงื่อนไขการชำระเงินและการคำนวณต่าง ๆ หากมีการลดราคาต้องขออนุมัติจากแผนกขายก่อน
- และเมื่อได้รับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 3 และ 6 จากแผนกจัดส่งสินค้า จะนำมาเปรียบเทียบกับใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 เพื่อตรวจสอบว่าได้จัดส่งสินค้าถูกต้องครบถ้วน
- หลังจากนั้นจัดส่งใบกำกับสินค้าฉบับที่ 1,2,3 และ 6 ให้แผนกจัดส่งสินค้า

วิธีการขายเชื่อข้างต้นแสดงผังวิธีการขาย ซึ่งแสดงกระบวนการขายของแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องโดยแยกตามหน้าที่ที่รับผิดชอบ

กรณีการขายสดในระบบการขายส่ง
กิจการขายส่งปกติจะเป็นการขายด้วยเงินเชื่อ กรณีมีการขายเป็นเงินสดแผนกออกบิลจะส่งใบกำกับสินค้า ฉบับที่ 1,2 ให้แผนการเงินเพื่อออกใบเสร็จรับเงิน มอบฉบับที่ 1 พร้อมสินค้าให้ลุกค้าและส่งฉบับที่ 2 ให้กบแผนกบัญชีเพื่อลงสมุดรายวันขายเงินสดและนำลงในสมุดเงินสดรับอีกครั้งหนึ่ง

วิธีปฏิบัติรายได้ค่าบริการ
เมื่อได้รับคำสั่งการใช้บริการจากลูกค้า จะให้ลูกค้าเซ็นชื่อในใบใช้บริการไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งจะขอยกตัวอย่างการให้บริการซ่อมและบำรุงรักษา ซึ่งมีลำดับขั้นการปฏิบัติดังนี้
- หัวหน้าแผนกซ่อมบำรุงจะออกใบสั่งงานซ่อม พนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่นี้ก็จะทำใบเบิกพัสดุที่ต้องใช้
- เมื่อทำงานเสร็จสิ้น ผู้ปฏิบัติงานจะทำรายงานการปฏิบัติงาน และให้ลูกค้าเซ็นชื่อเป็นหลักฐาน ซึ่งจัดทำขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกการเงินเพื่ออกใบเสร็จรับเงิน
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีบันทึกในสมุดรายวันขายและบัญชีลูกหนี้รายตัวและเก็บเข้าแฟ้มเรียงตามเลขที่ ถ้าเป็นการขายสด บันทึกในสมุดเงินสดรับ

วิธีการรับคืนสินค้าและให้ส่วนลด
แนวทางในการปฏิบัติกรณีมีการรับคืนจะต้องมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานนำสินค้าที่รับคืนไปใช้เสียเอง ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้คือ

แผนกรับคืน
- สินค้าที่ข้นมาให้บันทึกคำขอคืนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติการขอคืน
- มอบใบขอคืนให้ลูกค้า

แผนกรับของ
- เมื่อลูกค้านำใบขอคืนพร้อมสินค้ามามอบให้แผนกนี้จะจัดทำ ใบรับคืนสินค้า จำนวน 5 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐาน
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกคลังสินค้าพร้อมสินค้าที่รับคืนและบันทึกบัตรสินค้า
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีลงรายการสินค้าคงเหลือ
ฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกออกบิลเพื่อออใบลดหนี้
ฉบับที่ 5 เก็บไว้เป็นหลักฐานที่แผนกรับของ

แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบรับคืนฉบับที่ 4 เปรียบเทียบกับใบกำกับสินค้าที่เคยออกให้กับลูกค้ารายนี้แล้วจึงจัดทำใบลดหนี้ (Credit Note) ขึ้น 3 ฉบับ โดยให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ
ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีบันทึกบัญชีลูกหนี้
ฉบับที่ 3 แนบไว้กับใบรับคืนสินค้าฉบับที่ 4 ที่ได้รับจากแผนกรับของเพื่อเป็นหลักฐานบันทึกสมุดรับคืนสินค้าและส่วนลด สิ้นเดือนนำยอดรวมลงบัญชีแยกประเภททั่วไป

สินค้าที่รับคืนหากมีสภาพดีจะส่งไปเก็บที่คลังสินค้า พร้อมรายงานการรับสินค้าให้แผนกคลังสินค้า หากมีสภาพชำรุดจะส่งให้ฝ่ายผลิตปรับปรุงให้อยู่ในสภาพที่พร้อมจะขายได้ ซึ่งผังแสดงระบบการรับคืนสินค้าและให้ส่วนลด จะสรุปวิธีการเกี่ยวกับการรับคืนและให้ส่วนลดตามที่กล่าวมาข้างต้น
การรับคืนสินค้าจะต้องไม่ให้แผนกขายทำหน้าที่ในการรับคืนเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานขายสร้างยอดขายที่สูงเพื่อต้องการค่านายหน้าจากการขายและให้มีการรับคืนในภายหลัง ดังนั้นเพื่อป้องกันการทุจริตดังกล่าว จึงควรมีการกำหนดระเบียบการรับคืนให้ชัดเจน

การลงบัญชีสำหรับค่าขาย
ปัจจุบันเครื่องมือที่ใช้ในการลงบัญชีความก้าวหน้าขึ้นอย่างมากทำให้จากการลงบัญชีที่เคยใช้มืออย่างเดียวซึ่งการทำงานเกิดความล่าช้า ผิดพลาดง่าย จึงได้มีระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องจักรในการลงบัญชีมาช่วยในการทำงาน แต่อย่างไรก็ตามการใช้ระบบมือก็ยังคงมีความจำเป็นอยู่
การลงบัญชีเกี่ยวกับค่าขายอาจใช้วิธีวิธีหนึ่งดังนี้
1. การลงบัญชีแบบดั้งเดิม คือ เขียนด้วยมือ
2. การใช้สำเนาใบกำกับสินค้าใส่แฟ้มไว้แทนบัญชีลูกหนี้รายตัว
3. การใช้เครื่องจักรลงบัญชี
4. ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

การลงบัญชีแบบดั้งเดิม คือ การบันทึกในสมุดรายวันขาย ซึ่งอาจะออกแบบเป็นค่าขายของแต่ละแผนก หรือแบ่งตามสินค้าแต่ละชนิด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการใช้รายงานสำหรับฝ่ายจัดการ
สำหรับกิจการขนาดเล็กส่วนมากจะเป็นการขายสด ค่าขายจะได้มาจากเครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register) แล้วนำมาบันทึกในสมุดรายวันที่เกี่ยวข้อง ถ้ามีการขายเชื่อก็จะใช้สมุดรายวันขายเชื่อ
กิจการบางแห่งจะใช้วิธีการนำสำเนาใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของของแต่ละรายมาใช้แทนบัญชีลูกหนี้รายตัว โดยเก็บสำเนาใบกำกับสินค้าฉบับหนึ่งเข้าแฟ้มเพื่อใช้แทนบัญชีลูกหนี้รายตัว เมื่อมีการชำระเงินครบตามจำนวนหนี้จะดึงใบกำกับสินค้าจากแฟ้มนี้เก็บเข้าแฟ้ม “จ่ายแล้ว” ซึ่งหากการชำระหนี้แบ่งการชำระเป็นงวด ๆ ก็จะหักเงินที่ชำระนั้นออกจากจำนวนเงินในใบกำกับสินค้า และแสดงยอดที่ยังค้างชำระให้ชัดเจน

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการขาย
การควบคุมภายในระบบการขายมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
1. เพื่อให้สินค้าที่จัดส่งให้ลูกค้าเป็นสินค้าที่มีการสั่งซื้อที่ถูกต้อง
2. การรับชำระหนี้และการขายด้วยเงินสดมีการบันทึกบัญชีถูกต้อง
3. การรับคืนและให้ส่วนลดเป็นไปตามระเบียบที่กำหนด

วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการให้สินเชื่อและการควบคุมลูกหนี้
1. ตรวจสอบฐานะการเงินของลูกหนี้รายใหม่ กำหนดวงเงินที่จะให้สินเชื่อ
2. เพื่อหรือลดวงเงินที่จะให้ซื้อเชื่อสำหรับลูกค้าเก่า
3. วางมาตรการในการเก็บเงินจากลูกหนี้
4. จัดทำรายงานเพื่อการบริหารเกี่ยวกั

โดย : npa อีเมลล์ : npa-account@hotmail.com เมื่อ : 22 เมษายน 2553 [Edit] [Delete] [Home]

ความคิดเห็นที่ 2

ค่าวางเท่าไร

โดย : md อีเมลล์ : m.sittiporn@hotmail.com เมื่อ : 22 เมษายน 2553 [Edit] [Delete] [Home]

ความคิดเห็นที่ 3

วางระบบบัญชีขายและลูกหนี้  +  วางระบบป้องกันการทุจริต  5,000  บาท

โดย : npa อีเมลล์ : npa-account@hotmail.com เมื่อ : 22 เมษายน 2553 [Edit] [Delete] [Home]

วางระบบบัญชีขายสดบัญชีขายเชื่อค่ะ
ร่วมตอบคำถาม
รายละเอียด
ชื่อผู้ตอบ
อีเมลล์
รหัสผ่าน